Четыре ошибки ведения бухгалтерии моего малого бизнеса в Америке

Это было тяжелое утро, и я была на грани психического расстройства. Я сидела в офисе HR Block (агенство, оказывающее услуги в области подготовки и подачи налоговой отчетности) с огромной кучей документов. Я была на грани нервного срыва. Это был мой первый отчетный период, и я была напугана до смерти. Я понятия не имела, что делать или чего ожидать от встречи.

Вы начинающий владелец малого бизнеса в Америке? Тогда этот пост для вас.

В этом посте я расскажу о четырех уроках, которые я извлекла из собственных ошибок ведения бухгалтерского учета своего бизнеса в Америке.

Эта информация поможет вам правильно вести ваши учетные записи, сократить время и стресс во время сезона подачи налоговых деклараций, и даже поможет сэкономить деньги!

Урок №1: Разделение личного и бизнес банкинга

По закону, вы обязаны полностью отделить свои личные и деловые банковские операции. Что это значит?

Например, если в магазине вы приобрели канцелярские принадлежности для своего бизнеса и школьные принадлежности для вашего ребенка на одной и той же квитанции и расплатились одной и той же дебетовой картой, вы только что нарушили это правило. Также если вы приобрели канцтовары двумя разными транзакциями, но воспользовались одной картой, это тоже ошибка.

Личные расходы и расходы связанные с бизнесом должны быть разделены. Почему это имеет значение?

Правовая защита активов

В маловероятном но возможном сценарии судебного разбирательства с вашем фирмой (другими словами: вам предъявляют иск) юридическая защита активов ООО применяется только в том случае, если ваши деловые и личные расходы разделены (подробнее: LLC legal asset protection).

LLC создает юридический щит для личных активов и отдельное юридическое лицо, которое может защитить ваши личные активы от судебного иска к вашему бизнесу. Тем не менее, защита объявляется недействительной в тот момент, когда вы смешиваете свои личные и коммерческие банковские операции. Запомните. Не смешивайте бизнес и личные расходы/доходы (подробнее: IRS Supporting Business Documents).

Следующие шаги:

Откройте отдельные банковские счета и кредитную линию только для транзакций, связанных с бизнесом (расходы и доходы).
Вкладывайте на банковские бизнес-счета прибыль только от вашего бизнеса. А так же используйте бизнес-счета только для оплаты всех расходов, связанных с вашим бизнесом.
Не используйте личные банковские счета для бизнеса. Поверьте мне, я сделала это много лет назад, и это был настоящий кошмар во время подачи налоговых деклараций.

Урок №2. Сохранение квитанций по всем бизнес-операциям

В требованиях к подтверждающим деловым документам IRS указано, что вам необходимо вести записи, которые «четко отображают ваши доходы и расходы» и иметь в наличии документы, подтверждающие все операций, которые прошли по вашему бизнес-счету, а также сводку (журнал учета или бухгалтерские книги) за определенный период. Книги должны отражать валовый доход, отчисления и кредиты.

Требования к ведению документации IRS

IRS требует от вас сохранять документы в течении 3-7 лет, в зависимости от типа документации.
IRS также оставляет за собой право проверять вашу налоговую декларацию за прошедшие три года, начиная со дня её подачи (подробнее: IRS.gov).

Следующие шаги:

Каждый год создавайте физическую бумажную папку для сохранения квитанций со всех транзакций, произведённых на вашем бизнес-счету.
Указывайте категорию расходов или цель покупки на самом чеке.
Создайте отдельную папку входящих сообщений электронной почты “Налоги 2019”, и сохраняйте все электронные квитанции и подтверждения покупок в течении года.
Ведите учет счетов/накладных выставленных вашим клиентам, а также полученных платежей. Это поможет вам составить итоги на конец месяца и конец года, которые вам необходимо будет предоставить в течение налогового периода в IRS.

Урок №3. Включайте только «обычные и необходимые» бизнес-расходы

Согласно IRS, вы можете вычесть только те бизнес-расходы, которые необходимы и являются обычными для вашей сферы деятельности. Что это значит?

Это означает, что если вы управляете компанией по landscaping/ландшафтный дизайн, предполагается, что вы будете списывать пробег в своего служебного автомобиля, а также расходы на оборудование, хим. препараты и тому подобное для обслуживание газонов ваших клиентов. Однако маловероятно, что вы сможете задекларировать семейную поездку в Коста-Рику как ваши бизнес-расходы.

Если вы сомневаетесь, проверьте правила IRS для типа расходов, которые вы можете вычесть (IRS rules for the type of expenses).

Урок №4. Создайте сводку всех расходов и доходов

Используя папки с квитанциями и банковские выписки, делайте ежемесячную сводку всех расходов/доходов.

Для меня наступил момент истины, когда мой налоговый бухгалтер рассказал о своей «побочной деятельности» – заработать дополнительные 400–600 долларов путем сканирования, ввода и классификации сотен квитанций для владельцев бизнеса. Я была шокирована этой историей и мысленно отметила, что мне нужно подготовить и предоставить только сводку моих деловых операций.

Следующие шаги:

Используйте MS Excel, Google Sheets или Quickbooks для отслеживания ваши транзакции.
Добавьте событие: «Ежемесячная сводка счетов» в свой календарь, и каждый месяц отводите час или два, для создания краткой сводной таблицы в Excel, включающую дату, сумму, номер счета, цель и категорию расходов.
Когда ваши расходы усложнятся, подумайте о том, чтобы приобрести QuickBooks или другое бухгалтерское программное обеспечение, которое поможет вам упростить задачи ведения учета и аудита.

Заключение. Постарайтесь вести бухгалтерию и учет организованно и аккуратно. В результате вы сэкономите время, уменьшите стресс и сэкономите деньги, не оплачивая лишнего вашему налоговому бухгалтеру.

Имейте ввиду, что если ваш чистый доход превысил $400 в год, как частный предприниматель вы обязаны подать налоговую декларацию о доходах.

Моя история.

До того, как я переехала в Америку в 2003 году, я основала и управляла четырьмя успешными компаниями. Я не была новичком в бизнесе.

Когда пришло время, в Америке я начала заниматься консалтингом. Я не задумывалась о том, как вести записи, создавать сводки, отделять личный банкинг от бизнеса или хранить квитанции. Мне было не до этого! Я развивала свой бизнес и занималась поиском клиентов.

Конечно, я заплатила высокую цену за свою беспечность в конце года! Моя налоговая декларация была полным кошмаром. Я не могла найти некоторые квитанции, выписки, и затруднялась вспомнить цель покупок и создала себе огромную проблему. Потеряла кучу времени, измотала себе нервы и потеряла сон. Я боялась аудита и того, что мои документы были не в порядке.

Мне повезло – мой налоговый агент из HR Block обучил меня многим вещам, включая разделение личных и коммерческих банковских операций.

Помню, однажды в его офисе я призналась ему, что в течение первых нескольких месяцев наши личные и деловые расходы проходили на одном и том же банковском счету. Он наорал на меня и рассказал мне страшную историю о «потере защите LLC» и о том, как я подвергаю риску свой дом, семью и свои личные активы. До меня дошло.

Мой супруг до сих пор вспоминает тот день, когда ему пришлось слушать часовую лекцию о том, «как мы все делаем неправильно» и «мы должны исправить это сегодня же». На следующее утро я поехала в банк и попросила открыть отдельные счета для моего бизнеса.

Наш агент из HR Block спас мой бизнес и мою репутацию; он научил меня как и почему надо правильно вести учет, и я буду всегда благодарна за его помощь и уроки, извлеченные из моего опыта. Воспользуйтесь моими ошибками, учитесь на них и избегайте их!

Disclaimer: Logio Solutions LLC and its affiliates do not provide tax, legal or accounting advice. This material has been prepared for informational purposes only, and is not intended to provide, and should not be relied on for, tax, legal or accounting advice. You should consult your own tax, legal and accounting advisors before engaging in any transaction.